实施ERP系统是一项技术复杂、投资大、对管理组织、内部机制、企业文化、决策方式、管理思想等都将会造成深刻影响的系统工程,它将改变人们的工作方式方法,直接影响企业内部的工作流程、物流、资金流,影响企业对这些流程的可控性、企业经营的透明度和企业经营信息的作用,改变企业工作岗位设置和岗位管理制度等。成功实施erp系统必须要遵循系统工程的思想,并把实施ERP系统的过程看成伴随企业成长的过程,ERP系统管理思想与企业传统理念磨合过程,两者共同争取不断适应新环境、政策、市场、能力、资源等多种动态变化因素的影响。以ERP原理、管理信息系统和企业信息化的理论为基础,用简单的、有效的、实用的技术解决动态、多变、复杂的ERP系统实施中遇到的各种问题。使ERP系统实施成本低、见效快、易掌握、理解和推广应用。
需求风险:“头脑发热”时不要低估风险
以前公司上下对此非常重视,各部门都被发动起来调查需求。经过一段时间考察,选择了国外某ERP软件,代理并实施软件的是国内一家著名IT企业。据知情人士透露,当时,这个合同包括三个项目:购买ERP软件9万美元;购买系统需要的主机和网络设备5万美元;IT实施服务70人次,每人次每天500美元。
类似的引进ERP初衷颇具代表性。在海外工作18年,在国内也呆了5年的公司运营和系统风险管理服务部中国区总负责人刘祖新感受很深:“国内企业近年来发展太快,管理模式跟不上。所以,很多企业容易采取这样的方式,希望借引进ERP来尽快改变管理和业务流程上的落后状态。”
澳门在他看来,这种想法可以理解,但最应该警惕。因为这种时候容易低估实施的风险。此外,一些出于攀比心理和竞争需要匆忙上马ERP的企业,更易缺乏对ERP的透彻认识和准备。
澳门也有人也告诉记者,在国外,企业通过ERP系统来固化若干年形成的出色生产管理实践。而在国内,这个过程正好相反,很多企业希望短时间内消化引进具有现代管理思想的ERP,这需要充分考虑实施的难度。
显然,ERP不是简单的管理“电子化”,也不是为企业上一套辅助管理的计算机软件系统,投入一定的资金,购买计算机硬件、应用软件和相应的技术服务,就能确保系统正常运行,就能获得应有的效益。
澳门准备风险:你有“驾照”么
澳门入世以来,越来越多的国内企业进入依靠ERP来提升企业竞争力的具体运作阶段。但驶上ERP的“快车道”,考取管理规范的“驾照”,是最基本的资格。
刘祖新说,公司最近遇到的客户经常是:准备上ERP,并已经签订了购买ERP软件的合同。但在公司的提醒下,才意识到企业的管理模式和业务流程还处在旧的不甚科学的阶段。在这种情况下,企业做出的ERP规划和选择,其效果必定要大打折扣。如果要将这个任务转到ERP实施过程中完成,则可能延长实施时间,并加大实施的风险,这也是许多ERP项目折戟沉沙的主要原因所在。
一位业内人士透露,在他了解的一些失败项目中,因为企业管理不规范透明,导致需求不明确,使供应商在具体实施中备受困扰,以至项目无法继续下去。
“不能全指望ERP来引进最好的管理模式和业务流程。”刘祖新认为,企业上ERP最合适的步骤是:“应该首先将企业管理体系和业务流程规范好,然后做出一个符合企业长远发展目标的ERP系统需求分析,在这个基础上选择一个好的供应商,再甄选合适软件。”
澳门“完整意义上的ERP需求分析不单指企业目前的需求。”刘祖新强调,“应该包括企业现有的、应该有的和未来发展需要有的一切需求。”这样充分的需求分析,企业只有在规范了管理和流程后,自己或借助咨询伙伴的力量才能做出。
合同风险:鸡棚和狐狸的命题
澳门公司的ERP项目实施了1年半,两次上线均告失败,最基本的原料库存都无法实现,生成的报表也中英文混杂,根本无法阅读,只好被无奈地搁置一边,寄予的期望和企业上下投入的无数心力付诸东流。
“那时我们经常加班加点工作,有时在国外出差的公司老总也经常为了项目飞回来开会。”公司IT部门负责人痛惜所付出的努力。
澳门2000年中,她认真地展开了项目失败的调查。在同国内由同一家供应商实施相同ERP软件的六七家企业代表座谈后,这位负责人发现,80%的企业都承认项目失败,尽管各有各的原因,但都对供应商有一致的指责:供应商实施人员对软件不熟悉,缺乏经验,使被实施企业在ERP实施方面走了很多弯路。至此,公司和其中的北京三露厂决心向供应商提起诉讼,要求经济赔偿。
对照一些项目失败后企业自咽苦果而言,这个比较激进的解决方式后来发展的结局耐人寻味。同样对供应商提出质疑,三露厂一年后获得诉讼和erp系统解,拿到了一定赔偿,但公司的诉讼裁决至今还杳无音信。知情人士说,差别的原因可能在于,当时实施ERP的心情迫切,出于对供应商名气和软件的充分信任,以对方提供的“标准合同文本”确认了双方的义务与责任。而三露厂签订的则是经过双方讨论制定的详细合同,并由三露厂法制办公室负责监督合同的履行情况,为后来的诉讼提供了充足的支持。
管理风险:项目小组的角色菜单
澳门企业作为实施IT项目的主体,通常设立一个小组来主持项目的进行。作为ERP项目的“动力引擎”,该小组成员的素质及行动能力是保证项目顺利进行的重要因素。