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微信号：18679110658我们公司有12个项目经理，每天忙的像狗一样，典型的“忙成狗”，特别是周五。除了公司的例行会议，还有个项目组的沟通会议、下周的资源会议等，又要给客户发各种报表，基本上这一天从早到晚，一口水都不能静下心来喝。最忙的时候，我手上同时并行8个项目，经常做报表做到半夜2、3点，比技术人员还苦逼。
公司也知道我们没效率，每周都做很多的重复工作，苦于没有好的工具，大家都做的很郁闷。但这么多项目并行，这些事情不做，很容易出乱子。 比如，每周的资源，不在这周沟通好，下周就没办法开展工作。
1.项目进度计划更新： 稍大一点的项目，进度计划几乎每周都要做细微的调整，前置工作调整了，后置工作全都要调，有时还因时间变动了导致人员也跟着变动。
最开始我们是使用的EXCEL，每次调整工作量太大了，后来换成了Project，同时管理项目进度和资源。但多个项目经理之间共同编辑经常出问题，而且不是很直观，客户看不明白，还要转化成Excel或PDF格式给客户，这样一来工作量也没减多少。
2.项目各种文档存档、更新及整理： 每个项目都有大量的文档整理工作，以满足不同报表的需求，而各报表之间有大量的重复工作。除此之外，每周的更新工作量也很大，而每个版本又都要留底，管理起来相当麻烦，还经常弄错版本。当然也有部分是因为版本管理做的不到位。
3.项目结项报告： 中型项目一般周期为好几个月，大型项目更好1、2年，在项目总结时，需要对项目的最佳实践、知识库、文档等进行总结。但很多数据都已忘记，需要同时打开十几到几十个文档进行总结，不仅工作量大，对电脑的CPU也是个很大的挑战。
我经常遇到电脑死机干瞪眼的情况，一个总结要1半天，简直让人抓狂，再加上总结会议，2天没了。时间久了，大家都不乐意做总结。
4.外包人员管理： 每个外包部分都是一个小项目，外包团队相对于自己公司的团队需要更多的监督，而一个项目中常有几个外包项目的情况，涉及到采购、招标、合同、供应商管理，管理起来相当复杂。在高强度的工作下，难免会出错，一错项目就乱成一锅粥。
5.项目任务管理： 对于一个项目，而言最重要的是完成任务，任务分解、执行、更新、反馈及计划调整，常用的工具是WBS,
每次调整好后都要邮件分发所有成员。还常有收不到最新版本的事发生，造成信息不对称开发错模块。有时大家都开始开发其他模块了，有一个小组还在做放弃掉的方案。
在项目的5大过程组管理，涵盖了项目进度计划、风险、成本、范围、资源、干系人、外包、财务管理，它们各自独立又相互关联，耗费了大量人力，项目经理的成本居高不下。
公司一直想找个好的管理软件，但市场上的管理软件功能单一，灵活度差，难实施，与公司的其他软件也不兼容，老板一直下定不了决心。
最后终于找到一款软件，Ctrlbox项目管理软件，解决了我们项目经理大部分问题。
1.监控整个项目过程： 输入项目基本的信息、项目计划、干系人、项目文档、财务、人员等，整个项目都可以进行信息化管理。大家都知道，不同性质和大小的项目需要管理的内容有稍微的差别，Ctrlbox项目管理软件可以对各种项目进行模块自定义设置。
比如，有些小项目不需要采购管理，就可以不设置采购模块。
2.智能数据处理，信息只需输入一次： 数据导入后，会在多个地方更新，平时的计划、人员变动，也只需要改一个地方，其余相应更新。不需要重复操作，节省了大量日常处理文档的时间。数据更新形式也多样，文档录音都可以。
3.自动生成报告： 项目结束后，自动生成项目总结报告；每周发给客户的项目状态表也可以自动生成。数据比较直观，项目过程中随时可以查看。
4.链接财务和HR系统： 收款、费用、预算、成本，一目了然，整个项目中心的数据也不用特殊统计，直接拉报告就行了，也可以给总经理或PMO权限，直接可以看到数据。
人力资源管理更智能，下周哪些人员有工时，提前可以看到，甚至可以预测近半年的资源剩余情况，这个太方便了。人员的任务完成情况，直接对接HR系统，直接生成绩效考核，公平公正，不用每月花很多时间去解释安抚组员。
5.项目任务与计划管理： 任务信息、任务进展和里程碑、任务审核、人员调动等，项目经理更新后，自动通知项目所有组员查看，有权限组员都可以在项目管理界面看到，不用再用邮件分发。项目组所有成员都能保持统一步调。
使用Ctrlbox项目管理软件之后，大大提高了我们的工作效率，每周五从原来加班到2/3点，现在即使加班也不会很晚。老板更开心，人力成本降了很多，原来1个项目经理做3/4个项目就是极限了，现在可以同时做7/8个项目。
我们经常外出，但这个软件不支持移动端，什么时候有APP就好了，这样在路上也可以办公。
好的东西不敢独享，分享给大家，希望有些帮助。
我们为您提供简化项目预算和成本管理的工具，使您能够在任务级别设置基线、跟踪人工费率并增加新成本。借助这些功能，您只需在整个项目中更新和添加项目即可。Zero Point是基于云的软件，可让您实时计划和跟踪项目成本。您拥有使用我们的实时仪表板构建准确预算和设置基线的工具，以监控项目成本和资源费率⌄ 为您的项目和预算获得更多控制、数据和可见性。
与软件开发有关的项目往往很难管理。有很多事情需要计划、控制和管理，所以项目经理很容易迷失在所有的过程中。幸运的是，市场提供了各种各样的 项目管理 工具。但是不幸的是，工具实在是太多了。特意为项目去寻找一两款工具可能不太方便，而且会极大地浪费你的时间。
为什么要浪费时间？很多工具或多或少还是有点帮助的，也有些工具可能是浪得虚名。考虑到这一点，项目经理应该清楚地了解每个工具都应该具备哪些项目管理软件特性，以实现高效的软件开发。
选择正确的软件为什么如此重要？
当管理者遵循敏捷方法时，他或她应该准备一个良好的项目计划。但是，无论在什么情况下，项目经理都需要定义项目计划的目的，它的干系人，确定项目目标，定义项目范围，团队成员的角色和职责，当然，也要把所有的事情都安排在一个有效的项目管理工具中。
除了基本的必需功能(如任务分配、进度跟踪等)之外，还需要有一些其他功能，但是没有这些功能，软件开发项目就会失败。如果是用于开发的话，让我们来弄清楚有效的软件应该具备哪些特性。
1. 风险管理
一个人很难找到一个没有风险的项目。在所有的发展阶段，当然，他们对计划有不同的影响。通常情况下，不可预见的事态发展会产生负面影响。但有时它正好相反。无论如何，不可预见的情况和风险会影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等。
如果你从事的是一个长期而复杂的项目，这个功能是必须的。这就是为什么，为了避免不可预见的支出，项目花费太长时间，以及性能质量的恶化，任何管理者都应该提前计算所有风险。如果某款工具可以为你做这些的时候，那简直是太方便了。
2. 资源管理
资源管理是软件开发项目的一个组成部分。资源是什么?它们可以是材料(如设备)、劳动力(你的团队)和支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它非常方便，也很实用。对于那些不仅要分配任务，还要计算支出的人来说，这就提供了很高的价值。
已经做好资源成本的项目经理关注的是整个项目的成本，不管这个资源是否工作太多，或者反之亦然。因此，软件开发中的所有过程和任务都得到了更有效的管理。
3. 依赖关系、里程碑和关键路径
你是否曾经从事过一个完全独立的开发项目?我百分之百肯定你从来没有过。任务#1可能会与任务#10有关联，等等。因为任务不能单独存在，所以可以有很多选项。这就是为什么所有开发阶段的优秀工具都应该提供任务依赖功能。绝大多数工具允许用户使用拖拽点击的方式去建立这种关联关系。
里程碑用于在项目的时间轴上标记重要的或其他特定的点。如果某个里程碑很接近，那么就意味着项目刚刚通过了一个重要的事件，并且正在朝着正确的方向前进。
在软件开发过程中，里程碑的划分可能会有很多依据。可以是某个新功能开发完成，外部专家的第一次评审，第一次达到千名注册用户等等。
4. 团队协作
可以在一个工具中与团队进行合作和沟通,而不需要在不同的屏幕和软件之间切换是多么重要。在开发过程中，适时、顺畅的沟通是必须的。因为在沟通的过程中会产生一些让产品变得更好的创意。
项目管理工具应该提供什么?首先，他们关闭了类似于评论任务或附加文件这样可以进行沟通的功能——没有人想忽略那些重要的信息。
还需要其它一些很棒的协作的特性。导出功能可以让你手头上随时都有一份报表。参与项目的所有人都需要共享功能，以获得查看和编辑的即时访问权限。有些服务功能很强大，比如变化历史。如果在开发计划中犯了一些错误，那么可以很容易地撤消这些步骤并恢复以前的版本。
5.基线和估计
基线显示了项目经理计划的所有事情是如何与实时状态的评估和偏差分析进行比较的。
有些工具确实有这样的功能。但并不支持自动计算。因此，管理人员必须手动执行所有操作。在为项目选择工具时，千万要记住一定要选择那些提供自动基线选项的工具。
使用项目管理软件辅助项目管理已经成为项目经理们的共识。如何尽快上手，在项目的有限生命周期内尽其所能地发挥管理的功效？这是摆在每个项目和每个工程公司面前亟待解决的问题。项目管理软件怎么用，下面中达咨询分别就项目和企业来探讨如何使用项目管理软件事宜。
1.项目
在项目上应用项目管理软件系统首先要解决两个问题：其一是自主开发还是引进为主，再做二次开发？其二是项目管理的核心是什么？
通过长期的实践，在项目上马后再找开发人员开发项目管理系统，已经在过去十多年的实践中证实是行不通的，原因有：开发任何一个软件系统都需要很长的时间，从需求分析到编程，再到调试、修改、试运行，可能要花掉2年左右的时间，而很多项目的总工期只有3～5年。
对于项目管理的核心问题，有人说是进度管理，有人说是成本管理，也有人说是合同管理，这要根据项目的不同情形而定。确定了核心之后，就应围绕着核心来构筑项目管理系统。先确定核心软件，然后再着手开发和引进周边软件系统。切忌把整个项目管理软件系统搞得很大、很全，重点不突出，核心数据湮没在整个项目信息的汪洋大海中。
构筑一个工程项目的管理软件，首先要在招标阶段就选定核心软件，并在标书及今后的合同文件中规定使用相同的软件；其次，在项目开工之前，就要组织各方有关人员进行培训，并进行统一WBS编码、工作编码、资源编码的工作，同时制定项目管理软件的实施办法；最后，在工程开工后，定期收集工程的进展情况，通过一定的奖惩措施，促使各单位严格按照计划组织生产，及时准确地反馈数据，确保整个工程处于控制之中。
2.企业作为一个工程公司，使用项目管理软件进行项目管理可以提高项目的管理水平，增强计划的可执行性，提高资源的有效配置，加强成本管理，提高企业的竞争能力。企业在配置项目管理软件时可以考虑在不同的层次选用不同档次的软件，但各个层次所使用的软件产生的数据要能通用。通常总公司一级配置网络版软件，有助于多人使用和数据共享；分公司或大型项目总承包视情况可配备单机版或网络版高档项目管理软件；分包项目或中小型项目可考虑使用单机版高档项目管理软件或低档项目管理软件；施工队或作业班组则使用邮局软件或Webster来访问或更新项目数据。
一个企业在使用项目管理软件时可以先对企业的历史数据进行整理，包括标书、合同文件、项目月报、定额库等，逐步形成企业统一的编码库、价格库和材料库，并制订企业项目计算机管理实施细则。该细则应该包括组织形式、项目有关编码、标准工作包、各类报表格式、检测与追踪办法等。
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项目成本管理旨在确保在批准的预算内完成项目，主要关心项目本身的成本，也需要考虑项目决策对今后项目产品使用与维护成本的影响，即需要考虑产品生命周期成本。
生命周期成本包括项目建设期的建设成本、项目产品运行期的运营和维护成本、项目产品报废时的处置成本等全部成本。
项目成本管理必须同时考虑两个方面：一是项目的每项工作需要多少成本；二是整个项目生命周期中的每个时段（周、月、季）需要多少成本。
它们相当于一枚硬币的两个面，不可分割。根据这两者将计算出来的项目总成本应该是相等的。成本管理必须同时从这两个方面入手，既要满足各部分工作的需要，又要满足各时间段的需要。
项目管理软件怎么使用的介绍就聊到这里吧，感谢你花时间阅读本篇文章，更多关于禅道项目管理软件怎么使用、项目管理软件怎么使用的内容可本站进行搜索或者添加客服微信。
